el cliente
2fifty Texas BBQ es un restaurante con dos locales, uno en Riverdale Park, MD y otro en Washington, DC. Cada semana le manda un newsletter a casi 90,000 personas, y ese newsletter es uno de sus mejores canales de venta.
Este es un caso de cliente: un sistema que construimos para ellos y que corremos dentro de su trabajo de cada semana. El texto completo, con el método, las horas y lo que todavía falla, está en la bitácora dos días a la semana, ahora unas dos horas: un newsletter que se escribe desde el sitio web.
el problema
En una semana completa, armar una edición le tomaba a quien diseña hasta dos días de trabajo. El correo está hecho de imágenes: de doce a catorce bloques diseñados, cada uno exportado como imagen con su posición, su nombre de archivo, su texto alternativo, su link y su etiqueta de seguimiento, más un asunto, un preheader, un botón y un pie. Son algo así como 64 a 74 campos pequeños por edición, cada semana, al final de un día largo de diseño.
La mayor parte del texto del newsletter ya vivía en el sitio web del restaurante. Alguien ya lo había escrito, aprobado y publicado, y cada semana una persona lo volvía a escribir. En el acarreo también es donde se escapan las cosas pequeñas: un link equivocado, una fecha mal, una imagen que ningún lector de pantalla puede describir. Con una lista de este tamaño, un detalle mal le llega a mucha gente.
lo que construimos
Un skill a la medida que comparte el equipo. Está construido alrededor de un sistema de bloques que diseñamos para 2fifty (un masthead, portadas para cada tipo de edición, una tarjeta de menú de especiales, tarjetas por día, prensa, una cita de reseña y más, cada una en unos cuantos temas de color) y de cómo ya trabaja este equipo. Las piezas se diseñan una vez, a mano. Cada edición encaja un set de ellas y les echa adentro el contenido de la semana.
[price] y [photo needed] siguen ahí, a propósito.arranca del brief, después lee el sitio web
Lo que quien diseña juntó del brief del cliente entra primero: qué empujar, el contexto, cuándo debe salir. Después el skill lee los especiales, la página de temporada y las noticias del sitio del restaurante y reutiliza los textos y las fotos tal cual.
en el sitio web · 2fiftybbq.com/news
en la edición · from the smokehouse
una página para editar, un link para el feedback
El skill publica una página editable del newsletter: reordenar, esconder o cambiar el color de los bloques, editar cada campo, cambiar una foto, bloquear lo que ya está listo. Después arma una vista previa para el cliente con el correo exactamente como va a llegar. El cliente comenta sobre cualquier bloque, y la segunda ronda actualiza el mismo link, así que los comentarios se quedan donde estaban.
todo listo para subir
La exportación entrega archivos de imagen numerados y fáciles de buscar, en orden de envío, con el texto alternativo y los metadatos adentro, un link con seguimiento por imagen y una hoja de armado, guardados en la carpeta del proyecto y en un drive compartido. Una página de ayuda para la subida deja cada link, cada texto alternativo y cada archivo a mano mientras se cambian las imágenes en la herramienta de email.
corchetes, nunca inventos
Lo que el skill no puede sacar del sitio web sale como un marcador entre corchetes, como [precio] o [fecha del evento]. Aparece en el reporte de la corrida como algo que le falta al sitio, se ve mal a propósito adentro de un bloque diseñado, y en la vista previa del cliente se vuelve una pregunta.
![flujo de decisión para cada campo de un bloque, como un precio, una fecha, un horario de feriado o qué local: ¿lo dice el sitio web? si sí, el texto o la foto se reutiliza tal cual y entra a la edición. si no, el campo se vuelve un corchete como [precio], nunca una suposición, que se ve mal a propósito; se convierte en una pregunta en la vista previa, la respuesta del cliente entra a la lista de cambios y llega a la edición tras la aprobación. cada corchete también aparece en el reporte de la corrida como faltante en el sitio web](/assets/fieldnotes/newsletter-from-the-website/brackets-es.png)
el resultado
La primera edición real pasó del sitio web del restaurante a una vista previa para el cliente en unas 2.25 horas de trabajo de una persona, con la ronda de feedback incluida. La estimación de quien diseña para una edición antes era de unas 16 horas, así que son unas 13.75 horas de vuelta por edición. Con unas cincuenta ediciones semanales al año, eso suma más o menos 690 horas, unos cuatro meses del año de una persona diseñando a tiempo completo. La columna de antes es una estimación y la de después es una sola edición real, así que por ahora todo es una estimación.
Las horas son la mitad. Los campos pequeños que se saltan cuando alguien está cansado ahora se hacen siempre: texto alternativo de verdad para cada imagen, nombres de archivo que dicen algo, un link con seguimiento distinto por imagen para planear la siguiente edición con lo que la gente de verdad cliqueó, y un asunto y un preheader que se revisan en vez de escribirse a última hora.
Quien diseña sigue decidiendo cómo se ve la edición, y el cliente la sigue aprobando. Nadie escribe un menú dos veces.
límites
- La subida a la herramienta de email sigue siendo a mano. La página de ayuda la hace más rápida y más difícil de equivocar, y es el bloque de tiempo más grande que queda.
- Las fotos todavía necesitan a una persona. El skill reutiliza las fotos que ya están en el sitio; alguien todavía tiene que tomar las nuevas, o elegirlas.
- Una edición no es una tendencia. Las primeras semanas de cualquier cosa son las semanas en que más atención se pone.
- Solo sabe lo que sabe el sitio. Si algo en el sitio está desactualizado, el newsletter arranca desactualizado también, y una persona lo tiene que atrapar en la revisión.
leé la bitácora
Cómo se construyó, la tabla de horas paso por paso y la cuenta del año están en la bitácora.